Melyik folyamat bevezetését árazzuk?
A dokumentumkezelő kiválasztása előtt jelölje ki az első iratkört és annak teljes útját. Más feladat egy kereshető irattár kialakítása és más egy több szereplős, külső rendszerekhez kapcsolódó jóváhagyási folyamat. Az ajánlat akkor összehasonlítható, ha ugyanazt a dokumentumkört, adatmennyiséget és működést írja le.
Mi határozza meg a költséget?
Az egyeztetésen a felhasználók és szerepkörök, a beérkező dokumentumok mennyisége, a meglévő állomány minősége, a szükséges szkennelés és szövegfelismerés, valamint a rendszerkapcsolatok is számítanak. Külön tisztázandó az üzemeltetés, a támogatás és az elvárt rendelkezésre állás. Ezek ajánlati szempontok; a konkrét díjazási egységeket az ajánlat rögzíti.
Egyszeri és folyamatos ráfordítások
Kérje külön feltüntetni a felmérést, a beállítást, az adatmigrációt, az integrációkat és az oktatást. Ettől külön legyenek láthatók a rendszer használatához, üzemeltetéséhez, támogatásához vagy az egyeztetett dokumentumfeldolgozáshoz kapcsolódó folyamatos díjak. Rögzítsék azt is, milyen változás igényel új ajánlatot.
Mit kérjen a migráció és az integráció leírásában?
A migráció ne csak fájlmásolást jelentsen: az ügyazonosítók, metaadatok, változatok és hozzáférések átvitelét is tisztázni kell. Rendszerkapcsolatonként legyen ismert az adatgazda, az átadott adatok köre, az azonosítók egyeztetése és a hibák kezelése. Mintákon ellenőrizzék, hogy az átvett dokumentum valóban megtalálható és a megfelelő felhasználó számára elérhető.
Hogyan tervezhető a bevezetés ideje?
A menetrendet a dokumentumminták, a döntési felelősök és a meglévő rendszerekhez való hozzáférés is befolyásolja. Legyen külön felmérési, beállítási, kipróbálási és átadási szakasz. Az időpontokhoz rögzítsék az ügyfél és a szállító feladatait is, így látható, melyik függőség késleltetheti a következő lépést.
Milyen elfogadási feltételek legyenek?
Válasszanak néhány valós dokumentummal végigjátszható feladatot: beérkezés, besorolás, jóváhagyás, visszakeresés és egy kivétel kezelése. Határozzák meg, ki értékeli a próba eredményét és mi számít elfogadható működésnek. A jogosultságok ellenőrzése és a munkatársak betanítása is legyen része az átadásnak.
Hogyan mérje az üzleti eredményt?
Mérje meg a jelenlegi keresési és feldolgozási időt, a hiányos iratok arányát és a határidőn túli ügyeket. A bevezetés után ugyanezeket a mutatókat azonos szabályok szerint hasonlítsa össze. Százalékos megtakarítást vagy megtérülési időt csak a saját kiinduló adatok és a tényleges tapasztalat alapján érdemes számolni.
Mire van szükség egy NOPA-egyeztetéshez?
Hozzon néhány jellemző, megosztható dokumentummintát, a mennyiségek becslését és a jelenlegi folyamat rövid leírását. Nevezze meg a résztvevő szerepköröket, a kapcsolódó rendszereket és a kívánt első eredményt. Ezek alapján lehet meghatározni a felmérés és az ajánlat konkrét tartalmát.
Digitalizálás: miből áll az ajánlat?
EQForm: az adatlaptól a tesztelt üzleti szabályig