Mitől lesz használható az irattár?
A puszta fájltárolás mellett egységes besorolásra, ügyazonosítóra és hozzáférési rendre van szükség. A NOPA dokumentumkezelési folyamatában a feltöltés, a változatok és a kapcsolódó döntések együtt adnak kontextust az iratnak.
Visszakeresés és dokumentumkövetés
A felmérésben kijelöljük a napi munkához szükséges keresési mezőket: például partner, dokumentumtípus, dátum és ügyazonosító. A felismert szöveg a keresést segíti, a verziók és a műveleti előzmények pedig megmutatják, hogyan jutott az irat a jelenlegi állapotába.
A napi használat próbája lehet egy lezárt ügy előkeresése többféle kiindulópontból: partnernév, ügyazonosító vagy egy ismert dátum alapján. Ha az eredmény bizonytalan, az adatok egységesítését és a dokumentumkapcsolatokat kell felülvizsgálni. A keresési szokások felmérése segít kiválasztani a ténylegesen szükséges mezőket.
Megőrzési rend a szervezethez igazítva
Dokumentumtípusonként rögzíteni kell a megőrzési időt, a határidő kezdő eseményét és a kivételeket. A lejárat felülvizsgálati pont: a törlés feltételeit és jóváhagyását külön meg kell határozni. A rendelkezésre álló automatizálást az adott rendszer és verzió alapján egyeztetjük.
Az aktív ügy és a lezárt irat más napi feladatot jelenthet. Érdemes külön meghatározni, ki javíthat adatot, ki nézheti meg a korábbi változatokat és ki kezdeményezheti a megőrzési szabály felülvizsgálatát. A kivételeknek is legyen dokumentált oka és felelőse.
Hozzáférés és ellenőrizhető előzmények
A munkatársak szerepkörük és feladatuk alapján kapjanak hozzáférést. Egy ellenőrzéshez nem feltétlenül elég a legfrissebb PDF: szükség lehet az adott időpontban érvényes változatra, a jóváhagyóra és a műveleti időpontokra is.
Az ellenőrzési próbában egy jogosult és egy nem jogosult szerepkörrel is vizsgálja a hozzáférést. Az audit előkészítésekor egyeztessék a kért bizonyítékokat és azok átadásának módját. A rendszerben elérhető műveleti előzményeket az adott verzió és a bevezetési beállítások alapján kell ellenőrizni.
Hogyan készítjük elő?
Áttekintjük a meglévő állományt, a keresési szokásokat és a szabályokat. Egy kiválasztott iratkörön ellenőrizzük a besorolást, a jogosultságokat és a visszakeresést, majd ezek alapján határozzuk meg a bevezetés következő lépését.
A meglévő állomány átvételénél a fájlokon túl a metaadatok, ügykapcsolatok és hozzáférések is számítanak. Kis mintán ellenőrizzük a visszakeresést, majd rögzítjük az átvétel feltételeit. Az üzemeltetési mentés és a dokumentumok megőrzési rendje külön feladat: mindkettőnek legyen kijelölt felelőse.
Útmutató a bevezetés utáni működéshez · A dokumentumkezelés teljes folyamata · Archiválási szabályzat