A feldolgozási kapacitás az ügyfél tényleges küldemény- és oldalszámához igazítható.
Vissza a NOPA oldalra
Beérkező céges posta és digitalizálás
Beérkező posta feldolgozása a levélfogadástól a digitális átadásig
A beérkező céges papírpostát fogadjuk, digitalizáljuk és az egyeztetett rendszerbe továbbítjuk. A szkenneléshez OCR, adatellenőrzés és dokumentumszortírozás kapcsolható. A feldolgozás rendjét és határidejét ügyfélenként egyeztetjük.
Közvetlen levélfogadásIpari szkennelésOCR és ellenőrzésAuditált továbbítás
A beérkezés, szkennelés, minőség-ellenőrzés és továbbítás visszakövethető lépésekben történik.
A dokumentum NOPA workflow-ba vagy az egyeztetett vállalati rendszerbe kerülhet.
Szolgáltatási modell
A beérkező levéltől az ügyhöz rendelt dokumentumig
A fizikai küldemények az egyeztetett feldolgozóhelyre érkezhetnek és a postabegyűjtést is vállaljuk. A begyűjtés helyszínét, gyakoriságát és feltételeit ügyfélenként egyeztetjük. A szolgáltatást az OWM System Kft. nyújtja a NOPA dokumentumkezelési megoldásaihoz kapcsolódva.
Levélfogadás és előkészítés
Az átvételt, a bontásra vonatkozó utasításokat és az elkülönítve kezelendő küldemények rendjét a feldolgozás előtt egyeztetjük.
Ipari szkennelés és ellenőrzés
A papírból az egyeztetett formátumú digitális dokumentum készül. Ellenőrizzük az oldalak teljességét, olvashatóságát, tájolását és a dokumentumhatárokat.
Azonosítás és szortírozás
Az OCR a szöveg felismerését segíti. A partnerhez, ügyhöz vagy dokumentumtípushoz rendelési javaslatokat az egyeztetett ellenőrzési rend szerint kezeljük.
Digitális továbbítás
A rendezett irat a megfelelő ügyhöz és felelőshöz kerülhet a NOPA dokumentumkezelésében, az egyeztetett vállalati rendszerben vagy kapcsolt tárhelyen.
Digitális postaszoba
Kiszervezett bejövőposta-feldolgozás és digitális postaszoba
A digitális postaszoba (digital mailroom) a céges papírposta fogadását összekapcsolja a dokumentumok digitalizálásával, azonosításával és a megfelelő ügyhöz vagy felelőshöz továbbításával. A beérkező levélből ellenőrzött, a vállalati ügyintézésben használható digitális irat készül.
A bejövő posta feldolgozásának kiszervezését a NOPA szolgáltatásával az átvételtől a szkennelésen és ellenőrzésen át a digitális átadásig tervezzük meg. Az OCR, a dokumentumszortírozás, a szükséges adatok és a rendszerkapcsolatok az egyeztetett folyamat részei lehetnek. A feladatok körét, a kapacitást és az átadási határidőt ügyfélenként határozzuk meg.
Beérkezésküldemény átvétele
Előkészítésbontás és rendezés
Szkennelésipari digitalizálás
EllenőrzésOCR és minőség
Átadásworkflow vagy tárhely
Ellenőrzött működési példa
Egy napi postaadag azonosítása és ellenőrzött rendezése
Egy ténylegesen feldolgozott vállalati postaadag ellenőrzési és rendezési lépései. A példa a munkafolyamatot mutatja be az ügyfél és az iratok azonosító adatainak közzététele nélkül.
Boríték és irat azonosítása
Az iratok azonosítását a boríték és a dokumentum ellenőrizhető adataihoz kötöttük. A besorolási döntéseket külön feldolgozási jegyzékben rögzítettük.
Üzletág szerinti rendezés
Az ellenőrzött besorolás alapján a digitális iratok egységes elnevezéssel, üzletáganként rendezve készültek el. Egy közös borítékhoz tartozó, több PDF-részre szkennelt irat összetartozását is megőriztük.
A szkennelt fájlok változatlansága
A rendezés előtt eredeti digitális mentés készült. A rendezett PDF-ek és a mentések azonosságát ellenőrzőösszeggel (SHA-256), az oldalak megőrzését oldalszám-ellenőrzéssel igazoltuk. A rendezés nem módosította a PDF-ek tartalmát.
Küldemény szintű nyilvántartás
A könyvelt küldemények nyilvántartási rögzítését külön ellenőriztük. Egy közös boríték több PDF-része egy küldeményhez tartozott, így a dokumentumrészek miatt nem keletkezett több küldeménybejegyzés.
A napi postafeldolgozás feltételei
Az átvételtől az eredeti papírok kezeléséig egyeztetett rendben
A folyamatos beérkező posta feldolgozását a napi küldemény- és oldalszám, a dokumentumtípusok és a kívánt digitális átadás alapján alakítjuk ki.
Átvétel és kivételek
Rögzítjük az átvétel módját, a feldolgozáshoz szükséges utasításokat és az eltérően kezelendő küldemények rendjét.
Ügyfélenként egyeztetett határidő
A feldolgozási és átadási határidőt a beérkezési időpontok, a napi mennyiség és az ellenőrzési feladatok alapján egyeztetjük.
Az eredeti papírok kezelése
A visszaadás, tárolás és további kezelés rendjéről külön megállapodunk. A szkennelés önmagában nem jelent engedélyt az eredeti iratok megsemmisítésére.
Kinek éri meg?
Ahol a papír mennyisége már saját csapatot és folyamatos ellenőrzést köt le
Nagy postaforgalom
A napi küldeménymennyiség torlódást okoz, vagy több telephely között kell mozgatni a papírt.
Auditált működés
Fontos, hogy a beérkezés, feldolgozás és átadás később is igazolható legyen.
Digitalizálási lemaradás
A belső csapat idejét a szkennelés helyett az érdemi ügyintézésre kell felszabadítani.
Integrálható NOPA X működés
A digitalizált dokumentum nem marad magára
DokumentumszortírozóPDF viewer, metaadat-javaslat, batch műveletek és auditált üzleti célhoz rendelés.
OCR és tartalomkinyerésKereshető szöveg és előkészített metaadat a további feldolgozáshoz.
Kapcsolt tárhelyekNextcloud, OneDrive, Google Drive és S3-kompatibilis objektumtár illeszthető a folyamathoz.
Jogosultság és auditA hozzáférés, változtatás és továbbítás dokumentált folyamatban kezelhető.
Gyakori kérdések
A döntéshez szükséges első válaszok
Átvállalható a napi beérkező papírposta feldolgozása?
Igen, a NOPA levélfogadási, ipari szkennelési és dokumentumszortírozási szolgáltatása folyamatos beérkezésre is kialakítható. A feladatot a napi mennyiség, a dokumentumtípusok és az elvárt digitális átadás alapján tervezzük meg.
Mennyi idő alatt kapjuk meg a feldolgozott dokumentumokat?
A feldolgozási és átadási határidőt ügyfélenként egyeztetjük. Ennek meghatározásához ismerni kell a beérkezési időpontokat, a napi mennyiséget és az ellenőrzési feladatokat.
Mekkora mennyiséget lehet feldolgozni?
A kapacitást a napi küldemény- és oldalszám, a dokumentumtípusok és az ellenőrzési igény alapján méretezzük. A felmérés során a napi ingadozásokat és az elvárt átadási határidőt is figyelembe vesszük.
Hová kerülnek a kész fájlok?
A dokumentumok NOPA dokumentumkezelésbe, egyeztetett vállalati rendszerbe vagy kapcsolt tárhelyre kerülhetnek. Nextcloud, OneDrive, Google Drive és S3-kompatibilis tárhely is illeszthető; az átadás módját és a szükséges adatokat külön egyeztetjük.
Mi történik az eredeti papírokkal?
A visszaadás, tárolás és további kezelés rendjét a feldolgozás előtt egyeztetjük. Az eredeti példányok sorsáról külön döntés szükséges; a szkennelés önmagában nem engedélyezi a megsemmisítésüket.
Milyen adatokból készül ajánlat?
A küldemény- és oldalszám, a dokumentumtípusok, az előkészítési és ellenőrzési feladatok, az átadandó adatok és a rendszerkapcsolatok együtt határozzák meg a szolgáltatást. A felméréshez néhány jellemző dokumentumminta és a jelenlegi folyamat leírása szükséges.
Csak szkennelést lehet kérni?
Igen, a szolgáltatás lehet önálló digitalizálás. Igény szerint OCR-rel, szortírozással, metaadatolással, minőség-ellenőrzéssel és workflow-ba adással is kiegészíthető.
Következő lépés
Tervezze meg velünk a beérkező posta feldolgozását
Írja meg, naponta körülbelül hány küldemény érkezik és hogyan jutnak el ma az iratok az ügyintézőkhöz. Egy rövid egyeztetésen áttekintjük a dokumentumtípusokat, az ellenőrzési pontokat és a kívánt digitális átadást.
Gyakorlati útmutatók
Digitalizálási GYIK · Digitális irattár · Dokumentumfolyamat és E-route – szemléltető példa